Datenschutzerklärung Microsoft Teams

Angaben zu den Informationspflichten gemäß Art. 13, 14 DSGVO für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Online-Seminare via "Microsoft Teams"

 

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von "Microsoft Teams" informieren.

 

Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen das Tool "Microsoft Teams", um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Online-Seminare durchzuführen (nachfolgend: "Online-Meetings").

Microsoft Teams ist ein Service der Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA (nachfolgend "Microsoft" genannt). Zwischen den Sektionen München und Oberland des DAV e.V. und Microsoft als Auftragsverarbeiter besteht eine Vereinbarung gem. Art. 28 DSGVO.

Verantwortlicher

Verantwortliche für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von "Online-Meetings" stehen, sind die Sektionen München und Oberland des DAV e.V. 

 

Datenschutzbeauftragter 

Datenschutzbeauftragter der Sektionen München und Oberland ist 

Projekt 29 GmbH & Co. KG
Ostengasse 14, 93047 Regensburg
Ausführende Person: Christian Volkmer
Web: www.projekt29.de

 

Umfang der Verarbeitung

Bei der Nutzung von Microsoft Teams werden verschiedene Arten von personenbezogenen Daten verarbeitet. Der Umfang der Datenverarbeitung hängt davon ab, welche Angaben und Einstellungen die jeweilige betroffene Person vornimmt und ob die Benutzung von Microsoft Teams über die App-Anwendung oder den Browser erfolgt.
Folgende personenbezogene Daten können – abhängig von Art und Umfang der Teilnahme sowie der individuellen Einstellungen der betroffenen Person – Gegenstand der Verarbeitung sein:

• Benutzer-Daten (Vorname, Nachname, Anzeigename, E-Mail-Adresse, Profilbild, Spracheinstellungen, IP-Adresse, Geräte-/Hardware-Informationen)
• Meeting-Daten (Datum, Uhrzeit, Meeting-ID) #
• Text-, Audio- oder Videodaten (abhängig von der Konfiguration des Online-Meetings und der individuellen Einstellungen der betroffenen Person können Texteingaben im Chat-Fenster sowie die über Mikrofon und Videokamera des benutzten Endgeräts erhobenen Daten verarbeitet werden)
• Aufzeichnungen (MP4-Datei der Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei der Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats) 

Sofern das Online-Meeting von uns aufgezeichnet wird, wird dieser Umstand den betroffenen Personen im Vorfeld mitgeteilt und – soweit erforderlich – eine Einwilligung hierfür eingeholt. Der Umstand, dass ein Online-Meeting aufgezeichnet wird, ist zudem während der Durchführung durch einen Hinweis-Banner erkennbar. 

Ausnahmen gibt es nur in begründeten Einzelfällen, wie z. B. bei Webinaren. Die Teilnehmer werden vor Beginn der Aufnahme darauf hingewiesen und ihre Zustimmung eingeholt. Stimmen Teilnehmer der Aufzeichnung nicht zu, haben sie die Möglichkeit, Mikrofon und Kamera auszuschalten sowie den Chat nicht zu nutzen, aber im Online-Meeting zu verbleiben. Alternativ loggen sich die Teilnehmer aus, erhalten aber die Möglichkeit, später auf die Aufzeichnung zuzugreifen. Aufzeichnungen werden an einem geschützten Ort abgelegt, auf den nur der berechtigte Teilnehmerkreis Zugriff hat. Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem "Online-Meeting" die Chat-, Frage- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im "Online-Meeting" anzuzeigen und ggf. zu protokollieren.

Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem "Online-Meeting" teilzunehmen bzw. den "Meeting-Raum" zu betreten, müssen Sie die hierfür erforderlichen Mindestangaben machen.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung 

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der Sektion Oberland des DAV e.V. verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von "Microsoft Teams" personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von "Microsoft Teams" sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von "Online-Meetings".

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von "Online-Meetings" Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. 

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von "Online-Meetings".

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an "Online-Meetings" verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus "Online-Meetings" wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von "Microsoft Teams" erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit "Microsoft Teams" vorgesehen ist.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

"Microsoft Teams" ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt.
Wir haben mit dem Anbieter von "Microsoft Teams" einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit

Sie können bei uns Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten erhalten. Bitte geben Sie hierzu an, an welchen Daten Sie interessiert sind. Ebenso werden wir Ihre Daten berichtigen, wenn sie unrichtig sind. Teilen Sie uns dies bitte mit.
Sie haben grundsätzlich ein Recht auf Löschung und Einschränkung. Bitte haben Sie Verständnis, dass wir in den meisten Fällen gesetzlich dazu verpflichtet sind, Ihre Daten zu speichern. In diesen Fällen werden wir Ihre Daten nicht Löschen dürfen. Eine Auskunft stellen wir Ihnen gerne auch elektronisch bereit, womit wir Ihr Recht auf Datenübertragbarkeit gewährleisten.

Beschwerderecht

Wenn Sie unzufrieden sind, so teilen Sie uns dies bitte unter die im Impressum bzw. unter Kontakt hinterlegten Kontaktdaten schriftlich mit. Nutzen Sie diese bitte auch, wenn Ihnen ein Datenschutzverstoß auffällt. Danke!
Für Probleme mit der Datenverarbeitung können Sie sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten wenden (Kontaktdaten siehe oben).
Grundsätzlich haben Sie auch das Recht sich über die Verarbeitung Ihrer Daten bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Dies können Sie bei einer für Ihren Wohnort zuständigen Aufsichtsbehörde oder der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde tun:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht
Postfach 606, 91511 Ansbach, Deutschland
E-Mail: poststelle@lda.bayern.de
Internet: https://www.lda.bayern.de

Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Angaben bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen.